第２章　文書・公印

　

　　　○宮城東部衛生処理組合文書管理規程

（平成１３年３月３０日　訓令第１号）

目次

　第１章　総則（第１条−第６条）

　第２章　収受及び配布（第７条−第１１条）

　第３章　処理（第１２条−第１９条）

　第４章　施行（第２０条−第２７条）

　第５章　整理及び保存（第２８条−第３２条）

　第６章　雑則（第３３条）

　附則

　　　第１章　総則

　（目的）

第１条　この規程は、別に定めるもののほか、文書事務の管理について必要な事項を定め、もって事務の能率化と合理化に資することを目的とする。

　（文書取扱いの原則）

第２条　事務の処理は、文書によるものとする。

２　文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、及び管理しなければならない。

　（事務局長の職務）

第３条　事務局長は、本組合における文書の管理に関する事務を総括し、適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、当該事務に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。

　（文書主任及び文書副主任）

第４条　事務局に文書主任及び文書副主任を置く。

２　文書主任は、総務係長をもって充て、文書副主任は、職員のうちから事務局長が指名する。

３　文書主任は、事務局長の命を受け、事務局における次に掲げる事務を処理する。

　(1）文書の収受、発送及び処理の促進に関すること。

　(2) 文書の審査に関すること。

　(3）文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。

　(4）図書及び資料の整理、保管及び利用に関すること。

　(5）前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。

４　文書副主任は、文書主任の事務を補助し、文書主任が不在のときは、その職務を代理する。

　（文書管理関係帳簿等）

第５条　文書の管理のため必要とする帳簿等（電磁的に記録されるものを含む。）は、次のとおりとする。

　(1) 特殊文書配布票（様式第１号）

　(2) 告示番号簿（様式第２号）

　(3) 条例、規則等番号簿（様式第３号）

　(4) 令達番号簿（様式第４号）

　(5) 収受文書登録簿兼番号簿（様式第５号）

　(6) 起案文書登録簿兼番号簿（様式第６号）

　（文書の記号及び番号）

第６条　文書（公告その他軽易なものを除く。）には、番号を付さなければならない。この場合において、法規文、公示文及び令達文又は往復文については、それぞれ次に掲げる記号を番号の前に記載するものとする。

　(1) 法規文、公示文及び令達文

　　ア　宮城東部衛生処理組合条例

　　イ　宮城東部衛生処理組合規則

　　ウ　宮城東部衛生処理組合告示

　　エ　宮城東部衛生処理組合訓令

　　オ　宮城東部衛生処理組合指令

　(2) 往復文

　　宮東衛組

２　文書の番号は、会計年度による一連番号とする。ただし、条例、規則その他事務局長が別に定める文書は、暦年による一連番号とする。

３　前項の規定にかかわらず、同一事案に係る文書でそれらの事案の発端となつた文書を１形態として管理する必要がある場合には、その事案の発端となつた文書の枝番号を用いることができる。

　　　第２章　収受及び配布

　（組合に到達した文書の取扱い）

第７条　組合に到着した文書（ファクシミリ等により送達された文書を含む。）は、総務係で受領し、次に定めるところにより処理するものとする。ただし、カタログ、新聞、雑誌その他これらに類する収受文書については、この限りでない。

　(1）普通文書（次号から第４号までに掲げるものを除く。）は、開封し、文書の余白に収受印（様式第７号）を押し、収受文書登録簿兼番号簿に記載し、事務局長の閲覧に供し、当該文書に係る事案を担当する係（以下「主務係」という。）に配布するものとする。

　(2）親展文書（秘密扱いのものを含む。）及び書留郵便は、封筒の表面に収受印を押し、特殊文書配布票に所要事項を記載し、管理者及び副管理者あてのものは事務局長に、その他のものは主務係又はあて名の者に受領印を徴して配布すること。

　(3) 第１号の規定により開封した文書のうち現金、有価証券等が添付されてあるものは、文書の余白に収受印を押し、特殊文書配布票に所要事項を記載して事務局長に受領印を徴して配布すること。

　(4) 訴訟、不服申立て等受領の日時が権利の得失に関係のある文書は、当該文書の余白に収受時刻を朱書して収受担当者の印を押し、封筒のあるものは、その封筒を添え前号の例により処理すること。

一部改正〔平成２９年訓令第１号〕

　（勤務時間外の文書の取扱い）

第８条　勤務時間外に送達された文書は、当直班長が受領するものとし、当該当直の業務が終了したときに総務係長に引き継ぐものとする。

　（電話等の取扱い）

第９条　電話又は口頭で照会、回答、報告その他の連絡があつたときは、軽易なものを除き、電話口頭受付票（様式第８号）にその要旨を記載の上、第７条の規定の例により処理する。

　（誤配文書の回送）

第１０条　第７条の規定により文書の配布を受けた主務係の長（以下「主務係長」という。）は、配布された文書のうち、その所管に属さないものがあるときは、直ちに総務係長に回送　しなければならない。

一部改正〔平成２９年訓令第１号〕

　（管理者、副管理者あての親展文書の取扱い）

第１１条　管理者、副管理者あての親展文書は、管理者、副管理者が閲覧後、事務局長はその指示により文書を第７条の規定の例により処理するものとする。

第３章　処理

　（文書の処理方針）

第１２条　文書主任は、収受した文書を速やかに事務局長の閲覧に供し、その指示により供覧その他必要な処理を行わなければならない。ただし、定例的又は軽易な文書で、あらかじめ事務局長の指示を受けているものについては、当該事案を担当する係長に直接交付することができる

一部改正〔平成２９年訓令第１号〕

　（起案）

第１３条　起案は、条例、規則、訓令等に定めのある場合を除き、起案用紙（様式第９号）を用いることとし、起案文書登録簿兼番号簿に記載して行うものとする。

　（起案の要領）

第１４条　起案に当たっては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

　(1) 文体、形式、用字及び用語等は、宮城東部衛生処理組合公文規程（平成１３年宮城東部衛生処理組合訓令第２号）によること。

　(2) 起案文書には、事案が定例的又は軽易なものを除き、起案説明等を付記し、関係書類を添付すること。

　(3) 特別の取扱いを要する起案文書のうち、秘密を要するもの、重要なもの及び急を要するものは、その旨を起案文書の所定欄に記載すること。

　(4) 文書の施行に際し、特別の取扱いを要するものは「親展」、「書留」、「速達」、「配達証明」、「内容証明」等と起案文書の所定欄に記載すること。

　(5) 起案文書には、起案年月日、文書分類番号及び保存年限等の必要事項を記載し、起案者が記名押印するものとする。

　（決裁）

第１５条　起案文書は、起案者から順次直属の上司の審議を経て、決裁権者の決裁を受けなければならない。

２　前項の決裁は、起案文書の所定欄に押印し、又は署名することにより行うものとする。

　（合議）

第１６条　起案文書の内容が他の係に関連するものであるときは、その関連する係長に合議しなければならない。

２　異例又は重要な事案については、あらかじめ事務局内で調整しなければならない。この場合において、当該調整が整ったときは、起案文書の所定欄にその旨を記載し、第１項の合議を省略するものとする。

３　決裁の内容が当初の起案と異なったとき、又は廃案となったとき、若しくは保留になったときは、その旨を合議先に通知するか、又は決裁になった起案文書（以下「原議」という。）を回送しなければならない。

一部改正〔平成２９年訓令第１号〕

　（文書の審査）

第１７条　起案文書は、文書主任の審査を受けなければならない。ただし、次に掲げるものにあっては、審査を省略することができる。

　(1) 法令等に様式の定めがあるもの

　(2) 人事その他機密を要するもの

　(3) 収入及び支出並びに予算の配当に関するもの

　(4) 工事の施工（契約関係を除く。）に関するもの

　(5) 起案用紙を用いないで処理するもの

　(6) 前各号に掲げるもののほか、事務局長が適当と認めるもの

２　前項の規定による審査の時期は、事務局長補佐の審議前とする。

３　文書主任は、起案文書の内容及び形式について審査し、形式面その他軽易な誤りにあつてはこれを修正し、その他のものにあつては係長又は起案者に連絡して加除又は訂正を求めるものとする。

４　文書主任は、審査に当たりその事案について説明を求め、又は参考資料を提出させることができる。

一部改正〔平成２９年訓令第１号〕

　（機密又は急施を要する文書の処理）

第１８条　機密又は急施を要する文書は、上司の指示を受けて通常の手続によらず、その一部を簡略して処理することができる。ただし、当該文書は、収受文書登録簿兼番号簿、起案文書登録簿兼番号簿その他これらに類する帳簿に登録しなければならない。

　（未処理文書の追及）

第１９条　文書主任は、収受文書登録簿兼番号簿、起案文書登録簿兼番号簿その他これらに類する帳簿等によって処理が完結していない文書を追及し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

　　　第４章　施行

　（決裁済の表示）

第２０条　原議には、総務係で決裁年月日を記入する。

２　原議は、特に指示のある場合のほか、直ちに施行の手続をとらなければならない。

　（文書の施行者名）

第２１条　文書の施行者名は、管理者名とする。ただし、法令に別段の定めがあるとき、又は施行する文書の内容により、副管理者又は事務局長の名で施行することができる。

　（施行文書の登録）

第２２条　施行を要する原議は、起案文書登録簿兼番号簿に記載し、原義に番号を付さなければならない

　（浄書、校合）

第２３条　原議の浄書及び校合は、主務係で行うものとする。

一部改正〔平成２９年訓令第１号〕

　（公印）

第２４条　施行する文書には、公印を押すものとする。ただし、県の機関又は県内の市町村あてに発するもので次に掲げる往復文書、事務局内文書又は法律効果に関係のない文書については、公印の押印を省略することができる。

　(1) 会議、研修会、打合せ会等の開催に関する文書

　(2) 会議、研修会、打合せ会等の出席者の回答、報告に関する文書

　(3) 図書・刊行物、資料、ポスター等を送付する文書

　(4) 定期的に報告する文書。ただし、法令等で様式の定めがあるものを除く。

　(5) 所掌事務の照会文書のうち軽易なもの

　(6) 所掌事務の回答文書のうち軽易なもの

２　前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、施行者名の下に「（公印省略）」と表示するものとする。

３　行政処分、契約、登記又は証明に関する書類その他特に重要な文書には、必要に応じて契印、割印又は訂正印を押さなければならない。

　（文書の発送）

第２５条　文書の発送は、直接発送の必要があるもののほか、すべて総務係で行う。

２　郵送する文書は、主務係で包装を行い、差出先及び主務係名等を明記し、別に様式を定める郵便物差出票を添えて総務係に回付しなければならない。

３　前条第１項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書の発送は、郵送、使送により行うほか、ファクシミリ等により行うことができる。この場合において、ファクシミリ等による発送は、主務係において行わなければならない。

４　事務局内の文書は、直接主務係へ配布することにより行う。

一部改正〔平成２９年訓令第１号〕

　（条例その他の原議の取扱い）

第２６条　条例、規則、訓令、規程形式による告示及び議案の原議は、施行後は総務係で編集し、保管する。

　（施行年月日）

第２７条　施行する文書の日付は、当該文書を発送する日又は公示令達する日とする。

　　　第５章　整理及び保存

　（完結文書の整理保管）

第２８条　処理の完了した文書（以下「完結文書」という。）は、直ちに文書分類表に基づき、主務係で編集整理し、保管しなければならない。

２　完結文書は、その完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して、１年間主務係で保管する。ただし、暦年によるものは、その完結する日の属する年の翌年の１月１日から起算する。

一部改正〔平成２９年訓令第１号〕

　（保存文書の引継ぎ）

第２９条　主務係における保管期間を経過した文書で総務係による保存を必要とするものは、別に様式を定める保存文書引継書及び保存文書カードを添えて総務係長に引き継がなければならない。

２　総務係長は、前項の規定により引継ぎを受けるときは、保存年限、編集製本等について審査し、適当と認めるものは、引継ぎを受け、別に様式を定める保存文書台帳を作成し、保存文書引継書及び保存文書カードを主務係に返却する。

３　総務係長は、前項の規定により引継ぎを受けた文書（以下「保存文書」という。）を分類番号別及び保存年限別に分類し、文書庫に保存する。この場合において、前条第２項の保管期間は、保存年限に算入する。

一部改正〔平成２９年訓令第１号〕

　（電磁的記録等による保存）

第３０条　文書は、磁気ディスク、マイクロフィルムその他適当な方法により保存することができる。

２　主務係長は、前項の規定により文書を保存する場合は、総務係長の承認を受けなければならない。

一部改正〔平成２９年訓令第１号〕

　（文書の借覧）

第３１条　主務係で保管している文書を借覧しようとする者は、主務係長の承認を受けなければならない。

２　保存文書を借覧しようとする者は、保存文書カードを総務係長に提出し、その承認を受けなければならない。

３　文書を借覧する者は、これを転貸、抜取り、取替え、書込み又は事務局外に持出しをしてはならない。

４　借覧期間は、７日以内とする。ただし、総務係長が承認したときは、この限りでない。

一部改正〔平成２９年訓令第１号〕

　（文書の廃棄）

第３２条　保管を必要としない文書及び保管期間を経過した文書で総務係長に引き継がないものについては、主務係長は、速やかに廃棄しなければならない。

２　保存文書で、保存年限を経過したものについては、総務係長は、速やかに廃棄するものとする。この場合において、廃棄文書で秘密に属するもの又は他の悪用のおそれがあると認められるものは、焼却しなければならない。

一部改正〔平成２９年訓令第１号〕

第６章　雑則

　（委任）

第３３条　この訓令によりがたい文書の取扱い及びこの訓令の実施に関する細目については、事務局長が別に定める。

附　則

　（施行期日）

１　この訓令は、平成１３年４月１日から施行する。

　（経過措置）

２　この訓令の施行の日の前日までの間に、処理、編集若しくは製本し、又は保存された文書については、事務局長が特に認めるもののほか、所要の調整をするものとする。

３　この訓令施行の際現に残存する帳票等は、当分の間、必要な調整を行い使用することができる。

　　　附　則（平成２９年３月２７日訓令第１号）

　（施行期日）

１　この訓令は、平成２９年４月１日から施行する。

　（後略）

　

　

　

　

　

　

様式第１号（第５条関係）

特　殊　文　書　配　布　票(Ａ)

　

　

　

特　殊　文　書　配　布　票 (Ｂ)

注　この帳票は、ＡＢ２枚複写とする。

　

　

　

様式第２号（第５条関係）

　　　告示番号簿

　

　

　

様式第３号（第５条関係）

条例、規則番号簿

　

　

　

様式第４号（第５条関係）

　　　令達番号簿

　

　

　

様式第５号（第５条関係）

　　　収受文書登録簿兼番号簿

　

　

　

様式第６号（第５条関係）

　　　起案文書登録簿兼番号簿

　

　

　

様式第７号（第７条関係）

　

　

　

　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　(日・付)

　

　

　

　

　　　　　　　　　　　　　　　　｜←30ﾐﾘﾒｰﾄﾙ→｜

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第８号（第９条関係）

電　話　口　頭　受　付　票

　

　

　

様式第９号（第１３条関係）

　 （表面）

　

　 （裏面）